Зарабатывайте столько, сколько вы стоите - Страница 33

Умение планировать свои действия – отличительная черта профессионала. Все преуспевающие люди тратят немало времени на планирование. Вспомните принцип 90/10, в соответствии с которым 10 процентов времени, затраченного на планирование в подготовительный период, экономят 90 процентов времени на стадии реализации плана.

Излагайте все на бумаге

Когда вы пишете подробный план, между вашей головой и рукой происходят удивительные процессы. Письмо обостряет мышление, стимулирует творчество и дает возможность лучше сосредоточиться на сути дела, чем если бы вы просто обдумывали свои планы в голове.

Начните с перечня

Планирование начинается с составления списка мероприятий, которые, на ваш взгляд, необходимо выполнить в долгосрочной перспективе. Впоследствии этот перечень должен стать для вас главным инструментом самоконтроля. Как только вам приходит в голову мысль о том, что надо что-то сделать, сразу же вносите ее в этот список.

В начале каждого месяца составляйте перечень дел, в который должны входить все мероприятия, которые вы намереваетесь осуществить за месяц. Затем этот список разбивается по неделям с указанием конкретных дат, когда вы собираетесь начать и закончить какое-то дело. Последний и, пожалуй, самый сложный этап – это составление перечня дел на каждый день. За него лучше браться накануне вечером, чтобы дать подсознанию время поработать, пока вы спите.

Работая, постоянно сверяйтесь со списком. Если в течение дня возникает какое-то непредвиденное дело, то прежде, чем к нему приступать, внесите это задание в перечень. В процессе работы помечайте галочками выполненные пункты. Это дает возможность оценивать объем сделанного и отслеживать свой прогресс. Такой подход придает вам дополнительную мотивацию и энергию. Вы чувствуете себя победителем. Список наглядно показывает, чего вы добились и что необходимо сделать завтра.

Эксперты по тайм-менеджменту считают, что использование перечня дел с первого же дня повышает производительность на 25 процентов. Люди, работающие с максимальной эффективностью, всегда ведут подобные записи и сверяются с ними в ходе работы.

Градация приоритетов

Я предлагаю вам один из самых лучших методов определения приоритетов, который помогает эффективно экономить время. Его преимущество заключается в чрезвычайной простоте применения.

Чтобы удвоить производительность в любой сфере жизни, необходимо определить среди всех своих задач самую ценную, а затем заставить себя выполнить ее до конца. Весь тайм-менеджмент строится на том, чтобы помочь вам еще до начала работы выявить самое важное из всех дел.

Приоритет задачи в каждый данный момент времени зависит от того, какие потенциальные последствия имеет ее выполнение (или невыполнение). Важным следует считать то дело, которое будет иметь самые серьезные последствия. Все преуспевающие люди отличаются тем, что в ходе планирования постоянно думают о последствиях своих действий.

Предлагаемый вам метод градации приоритетов АБВГД должен применяться перед тем, как вы беретесь за работу. Внимательно проанализируйте составленный вами перечень мероприятий и поставьте напротив каждого пункта соответствующую букву в зависимости от его значимости.

Что важно, а что не важно

Буквой А пометьте самые важные дела, то есть те, выполнение (или невыполнение) которых будет иметь самые серьезные последствия.

Буква Б служит для обозначения мероприятий, которые следовало бы выполнить, но которые не имеют такой степени важности, как А. Их выполнение (или невыполнение) также повлечет за собой определенные последствия, но не слишком значительные и непродолжительные.

Буквой В обозначаются дела, которые хорошо было бы сделать, хотя они не влекут за собой вообще никаких последствий, например позвонить другу, сходить попить кофе, почитать газету, поболтать с коллегами. Все это, конечно, хорошо и приятно, но никак не скажется на карьере и успехе.

Соблюдайте правила

Основное правило заключается в том, что нельзя браться за дела Б, не доведя до конца дела А. Точно так же нельзя приступать к делу В, если не завершено хоть одно дело Б. Здесь требуется определенная самодисциплина.

В категорию Г входят дела, которые можно делегировать, так как другие работники справятся с ними не хуже, чем вы. Вы должны делегировать максимум дел, чтобы освободить больше времени и сосредоточиться на делах А.

Наконец, буквой Д обозначаются дела, от которых необходимо отказаться. У них настолько низкий приоритет, что их невыполнение не будет иметь никакого значения. Такой подход сильно упрощает вашу жизнь и освобождает достаточно времени для более важных задач.

Распределив все мероприятия в списке по вышеуказанным категориям, расставьте приоритеты для тех дел, которые вы обозначили буквой А. Самое важное из них обозначьте А1, второе по значимости – А2 и т. д.

Сразу же после этого приступайте к задаче А1 и не останавливайтесь, пока ее не выполните. Одна только простая формула АБВГД способна удвоить вашу производительность.

Срочные и важные дела

Все задачи, которые вы решаете в течение дня, можно разбить на четыре группы по степени их важности и срочности.

К первой группе относятся срочные и важные дела. Иногда за них приходится браться немедленно. Срочность и важность таких дел, как, например, телефонные звонки, совещания, встречи с клиентами и чрезвычайные мероприятия, определяют чаще всего другие люди. Это неизбежные реалии работы. Такие задания нельзя отложить без серьезных последствий. Обычно значительная часть рабочего дня уходит как раз на срочные и важные дела.